Ik deed alsof ik dom was. Dit is wat er gebeurde…
Ik deed een experiment.
Ik besloot te doen alsof ik geen enkele kennis had van administratie en vroeg ondernemers hoe zij het aanpakken. Gewoon, om te kijken hoe ze hun administratie beheren zonder dat iemand hen ooit had verteld hoe het eigenlijk zou moeten.
Wat ik ontdekte? Het was een kleine ramp.
De pijnlijke realiteit van administratie bij ondernemers
De reacties die ik kreeg, waren pijnlijk herkenbaar. Hier zijn een paar pareltjes die ik hoorde:
- “Oh, dat doe ik even tussendoor, als ik eraan denk.”
- “Ik heb een mapje op mijn laptop… en nog eentje op mijn telefoon… en een paar losse pdf’jes ergens.”
- “Facturen? Die maak ik als de klant erom vraagt.”
- “Mijn bonnen? Die zitten in een schoenendoos. Of nee, wacht, in mijn auto.”
- “Ik kijk gewoon naar mijn bankrekening en weet ongeveer wat er binnenkomt.”
Toen ik verder vroeg of ze altijd alles op tijd en correct aanleverden aan hun boekhouder, werd het stil.
Waarom administratie vaak misloopt
De meeste ondernemers beginnen met de intentie om alles netjes bij te houden. Maar dan:
- Te druk → “Ik doe het later wel” wordt “Waar is die factuur ook alweer?”
- Geen systeem → Alles wordt ergens neergezet zonder structuur.
- Geen herinnering → Tot de boekhouder belt met “Waar blijven je documenten?”
- Geen urgentie → Tot de BTW-deadline nadert en er paniek uitbreekt.
Niemand kiest ervoor om chaos te hebben in zijn administratie. Maar als je geen duidelijk, simpel systeem hebt, sluipt het erin.
Hoe het beter kan, zonder gedoe
Wat als administratie niet iets is dat je steeds moet inhalen, maar iets dat gewoon loopt zonder stress?
Hier zijn een paar simpele oplossingen die veel tijd besparen:
- Automatiseer je facturen → Veel boekhoudprogramma’s kunnen facturen direct versturen én opvolgen.
- Gebruik één centrale plek voor alles → Geen losse bestanden, maar een cloudmap of een boekhoudapp.
- Werk met een vast moment → Plan elke week 10 minuten in voor administratie en je bespaart uren achteraf.
- Scan bonnen direct in → In plaats van ze te laten rondslingeren in je auto of jaszak.
Dit zijn geen ingewikkelde veranderingen. Maar ze maken het verschil tussen administratie die je achtervolgt en administratie die gewoon geregeld is.
Hoe doe jij het?
Benieuwd naar jullie methodes!
- Heb jij een waterdicht systeem of is het soms ook een chaotische zoektocht?
- Wat is jouw grootste uitdaging met administratie?
Laat het me weten in een berichtje. Misschien ontdek ik nog meer verrassende manieren waarop ondernemers hun administratie aanpakken.
Wij doen jouw administratie, terwijl jij zaken doet.
